Een nieuwe vergadervorm: ‘unconferences’

Dit is een artikel geschreven voor The BBox in Maastricht, de eerste echte 'unconference studio' voor nieuwe meeting formats, combinaties van face-to-face and online meetings, creativiteitssessies en effectieve besluitvorming.

Steeds meer mensen kiezen voor nieuwe vergadervormen en -methodes als alternatief voor traditionele vergadermethodes. De term ‘unconference’ verwijst naar een bijeenkomst waarbij een of meerdere aspecten van een conventionele vergadering ontbreken.  Unconferences zijn vaak gesponsorde conferenties, evenementen of vergaderingen rond één thema of één doel waarbij alle deelnemers een steentje bijdragen. Er is geen agenda; het programma wordt door de deelnemers zelf ingevuld. Ze worden vaak op internet georganiseerd of ze ontstaan spontaan, maar er worden steeds meer unconference-technieken bij allerlei soorten vergaderingen gebruikt. Unconferences kunnen kort of lang duren, er kunnen veel of weinig deelnemers zijn en ze kunnen worden gehouden om te onderwijzen, te informeren, overeenstemming te bereiken, een besluit te nemen, een evenement te houden, enz. Ze kunnen face-to-face plaatsvinden of, wat steeds meer gebeurt, verspreid in tijd en ruimte.

Een citaat uit een artikel van CNN: “Bij traditionele congressen zijn de gesprekken op de gang tussen de vergaderingen door vaak het productiefst; bij ‘unconferences’ zeggen deelnemers vaak dat het één groot ganggesprek is.

Een combinatie van offline en online maakt vergaderingen productiever. 

Bij face-to-face vergaderingen en unconferences zal er meer en meer gebruik worden gemaakt van webconferencing of online video conferencing, samenwerkingsmogelijkheden (zoals IM, chat, documentbeheer) en nieuwe vergadervormen. Zo hoeft het vergaderen niet onnodig veel tijd in beslag te nemen, omdat de informatie overal beschikbaar is. Besluiten kunnen worden genomen via gecombineerde interactive voting systems die op locatie aanwezig zijn en ook online beschikbaar zijn. Het is dus niet nodig om met zijn allen in een grote vergaderruimte samen te komen om iets te bespreken, omdat het ook online kan gebeuren. Daardoor kunnen mensen deelnemen aan een vergadering wanneer en waar ze dat willen en als het nodig is. Niet-productieve vergaderingen slokken zo veel minder tijd op waardoor er tijd overblijft om iets nieuws te creëren.

De bedenkers van The BBox (www.thebbox.com) in Maastricht – Harrie Beaumont en Pierre Buijs – hebben precies begrepen waar het om draait bij deze verschuiving van de traditionele vergadering naar nieuwe vergadervormen waarbij unconference-technieken worden gecombineerd en waarbij gebruik wordt gemaakt van ‘high-tech’ en ‘high-touch’ om ‘high-performance’-vergaderingen te creëren. 
‘High-tech’ omdat The BBox beschikt over online HD web - en video conferencing, een AMX-besturingssysteem via touchscreen, een AV-systeem (audio/video), een Interactive Voting System, drie schermen met full HD-resolutie, een dvd-speler, cube luidsprekers van Bose, een Nintendo Wii en 100% milieuvriendelijke LED-verlichting. 
‘High-touch’ omdat er niet alleen hapjes en drankjes klaar staan, maar er bovendien zoete en hartige hapjes en op verzoek ontbijt, lunch of diner wordt geserveerd door het vriendelijke team van het Beaumont hotel en restaurant. 
‘High-perfomance’ omdat het interieur is ontworpen volgens de nieuwste trends op het gebied van effectieve en productieve neutrale vergaderomgevingen (vergelijkbaar met Open Space Technology¹ en Unconferences²)

De bedenkers hebben ook begrepen welke gevolgen dit heeft voor de indeling en het ontwerp van vergaderaccommodaties. The BBox – die 1 januari 2010 geopend is – is een unieke studio met de nieuwste online webtools en samenwerkingsprogramma’s om gespreide vergaderingen in tijd en ruimte mogelijk te maken, zodat er een geschikte omgeving ontstaat voor besluitvorming en 'out of the box’-denken. Zij hebben dit concept bovendien een geheel nieuwe betekenis gegeven: ‘out of the box’-denken zou je letterlijk kunnen zien als via het web- of video conferencing systeem brainstormen samen met andere deelnemers die zich ‘out of The BBox’ bevinden.

¹ http://www.openspaceworld.org/ een manier om vergaderingen, conferenties, heidesessies en gemeenschapsconferenties te organiseren, met een specifiek en belangrijk doel, maar zonder dat er aanvankelijk een formele agenda is rond het algemene doel of thema (bron: Wikipedia)

² http://www.unconference.net/ Een unconference is een gesponsorde face-to-face conferentie rond één thema of doel waarbij alle deelnemers een steentje bijdragen (bron: website)